Tuesday, January 15, 2008

Hooii, Rapiin Dong Inbox e-Mail (Yahoo)-mu!!




Oleh : Cahya Herwening


Teman-teman saya ada yang pernah bertanya, “gimana caranya mendelete 3000 e-mail lama sekaligus?”, merasa saking banyaknya e-mail di inboxnya. Ada juga yang pernah mengatakan saat saya tanya sedang apa, “sedang buka-buka postingan milis di e-mail ane yang satunya, dah lama gak ane buka, sampai 1000-an je...”. Hmm, mestinya di antara kita banyak juga yang ‘koleksi’ e-mail di inbox-nya hingga ratusan, bahkan ribuan. Milik saya sendiri, di salah satu akun e-mail yang saya punyai ada total 5000-an e-mail yang masuk ke inbox. Yang ada di sana bukan hanya e-mail personal saja, tapi juga e-mail yang terkirim dari milis-milis yang diikuti.

Dampak langsung dari penuhnya inbox kita adalah adanya ketidak rapian, karena milis dari mana saja yang diikuti akan masuk ke sana. Jadi akan lebih sulit ketika ingin membaca e-mail yang kita inginkan, baik e-mail personal atau yang berasal dari milis tertentu. Selanjutnya, kita akan malas baca, bahkan bisa juga malas buka e-mail dan dibiarkan tidak pernah dibuka kembali sampai expired. Yah, sayang sekali kalau ada e-mail personal dari teman kita yang membutuhkan respon atau permintaan bantuan, maupun yang berisi informasi penting. Dan bayangkan seperti apa inboxnya bila mengikuti banyak milis, seperti saya misalnya yang dengan salah satu e-mail account yang saya miliki saya ikut 9 atau lebih mailing list!!

Makanya, judul di atas menjadi penting maknanya, agar inbox e-mail kita menjadi rapi, enak dilihat, mudah dikelola dan mudah membaca e-mail yang diinginkan. Yang perlu dilakukan adalah dengan membuat filter pada e-mail account, sehingga e-mail yang masuk akan tersortir secara otomatis ke folder-folder khusus yang telah disediakan sesuai jenis e-mail tersebut. Misalnya, saya mengikuti milis sebuah lembaga katakanlah bernama ASC, maka ketika saya memperoleh e-mail yang berasal dari milis tersebut secara otomatis akan dimasukkan oleh engine ke folder khusus (bernama “ASC”) yang telah saya buat. Contoh lain, saya punya account di Friendster, dan secara pasti akan ada info dari Friendster entah ada Message, Friend Request, atau Update lainnya. Nah info itu juga akan tersortir dengan sendirinya dan masuk ke folder Friendster. Menarik kan? Gimana caranya membuatnya? Ini khusus yang pengin dan belum bisa saja lho…., dan baru berdasarkan account e-mail di Yahoo serta G-mail. Untuk e-mail service provider yang lain belum saya cek ada tidaknya feature ini. Ada yang bersedia memberi info?


Bagaimana cara men-setting filter di Yahoomail? Caranya gampang dan sederhana. Yuk, kita ikuti langkah-langkah berikut:
1.    Buka (sign in) e-mail kita di Yahoo.
2.    Masuk ke “Option”, biasanya tombolnya di kanan atas.
3.    Pilih "Filters" di kolom Management (biasanya ada di kolom yang tengah).
4.    Klik "Add" untuk membuat filter baru.

Nah, kita sekarang sudah memasuki tahap pembuatan rule filter, yang memakai fungsi logika IF- THEN. IF adalah atribut syarat, sedang THEN adalah langkah yang dilakukan bila syarat IF tadi terpenuhi. Nah, pada rule IF akan ada beberapa pilihan untuk diisikan suatu parameter, apakah di From, Subject, dan sebagainya. Yang kita pilih untuk diisi, adalah ”sesuatu” yang selalu sama dan pasti ada pada e-mail yang akan kita sortir, namun tidak ada pada email-email yang lain. Dan ”sesuatu” itulah yang menentukan e-mail itu disortir ke mana. OK, kita lanjutkan saja langkahnya….
5.    Buat dulu aja nama filternya, misalnya tadi saya ikut milis ASC, maka saya namai aja ASC. Atau bisa yang lain sesuai selera...
6.    Sekarang masuk ke rule IF. Di tiap e-mail dari milis, di mana & hal apakah yang selalu ada dan selalu sama? Pasti di “Subject”-nya kan? Akan ada nama milis dalam kurung [ ...]. Misalnya di milis ASC, akan ada [ASC_UGM] di subject-nya, maka itulah yang diisikan. Diisikan ke mana? Ke “Subject”.
Jadi nanti akan ada alur logika: IF Subject contain [ASC_UGM] THEN ...
7.    Masuk rule THEN, yakni langkah yang dilakukan engine ketika syarat IF dipenuhi, yang jelas adalah memindahkan e-mail ke suatu lokasi. Lokasi (baca: folder) ini bisa dibuat dulu, atau ketika membuat filter ini juga bisa. Sebagai contoh, saya belum membuat folder ASC sebelumnya, maka THEN move to [choose] saya pilih “New Folder”.
8.    Terakhir klik “Add Filter”, maka akan muncul semacam isian untuk menamai “New Folder” tadi, yang akan menjadi tujuan e-mail yang tersortasi. Dalam contoh, saya menamai foldernya “ASC” atau “milis ASC”. Bebas, terserah mau dinamai apa.
9.    Selesai deh. Nah, jika ikut banyak milis, sekalian aja buat filter untuk semuanya.Dengan cara yang sama dari langkah nomor (4).

Nah, begitulah cara membuat filter. Selanjutnya jika ada email masuk dengan Subject yang mengandung sebuah parameter, maka dia akan kena filter lalu ditujukan ke suatu folder yang ditentukan di fungsi "then"-nya. Di contoh yang saya berikan, bila ada e-mail dengan Subject [ASC_UGM] ……(judul pesan) maka akan dimasukkan ke folder ASC. Struktur logika lengkapnya: IF Subject contain [ASC-UGM] THEN Move to ASC.

Bagaimana dengan situs semacam Friendster atau Multiply, yang sering mengirim informasi tentang update dan semacamnya, apakah cara membuat filternya sama? Jawabannya, mirip tapi tidak sama persis. Ada yang berbeda yakni dalam pengisian rule IF-nya. Prinsipnya kan rule IF diisi oleh sebuah parameter yang selalu sama. Dalam milis yang selalu sama ada dalam Subject-nya. Sedang, katakanlah untuk Multiply, bukan Subjectnya yang sama tetapi From-nya. Karena pengirimnya adalah situs maka From-nya akan selalu sama, dan itulah yang diisi parameter. Dalam filter Multiply, rule IF akan diisi Multiply dalam “From”, bukan lagi “Subject”; sehingga rumusnya IF From contain Multiply… dan seterusnya analog.

Oya, terakhir, filter ini bekerja untuk tiap e-mail yang masuk kemudian, sedang yang sudah ada di inbox jelas tidak bisa pindah ke folder khusus dengan sendirinya. Perlu secara manual kalau mau dipindahin. Saat di Inbox, klik aja e-mail-email yang mau dipindah ke folder tertentu (kasuh tanda centang V), lalu pilih “Move To” di deretan tombol di bawah untuk memuluh folder tujuan.

OK. Itu dulu tips kali ini, semoga bermanfaat. Adakah pertanyaan? Kalau tidak, langsung aja deh rapiin tuh inbox-nya. Selamat mencoba! ^_^ [ ]

15 comments:

  1. Maaf postingan sebelumnya ternyata keputus tulisannya... :)
    Sekarang dah lengkap. OK!

    ReplyDelete
  2. Syukran sharin-nya...moga bermanfaat.
    izin copy juga..

    ReplyDelete
  3. Sama-sama... silakan Teh Dewi klo mau copy... :)

    ReplyDelete
  4. syukran, akh. jadi dapet ilmu baru nih..

    ReplyDelete
  5. 'Afwan ... Sama-sama Mbak Kiki... dipraktekkan lho ilmunya...! :)

    ReplyDelete
  6. You're welcome... :)) Tunggu tips2 keren berikutnya...he..he..he...

    ReplyDelete
  7. lagi keliling blog eh ada info menarik dan manfaat...
    halaaooww....
    minta izin copy yaa...
    boleh ?

    ReplyDelete
  8. Iya.. haloo.. ngopy boleh kok. Silahkeun.. ^_^

    ReplyDelete
  9. Mas.. matur suwun ya infonya... Nyoba ah ^_^

    ReplyDelete
  10. Sama-sama Ukht Ita...
    Selamat mencoba, semoga tulisan saya mudah dimengerti.... ^ ^

    ReplyDelete
  11. sejujurny msh g mudeng... :D
    ntr deh dicoba lg ^_^

    ReplyDelete
  12. Wah... gimana nih...?
    Ayo dong Bu Dokter, masak gak mudheng sih?? ^_^

    ReplyDelete
  13. yahoo ku acak2an, cz banyakan suratnya dari milist, cuma belum tak beresin. syukran infonya.

    ReplyDelete